Billbee'ye aktarım, siparişinizin tamamını (adresler, ürün kalemleri, kargo takip bilgisi ve
fatura bilgisi) tek bir kayıt olarak Billbee'ye yazar.
Hangi siparişler aktarılabilir
Bir siparişin aktarılabilmesi için:
Siparişin Kargolandı ya da Teslim Edildi durumunda olması,
Siparişin ERP tercihinin Billbee olması,
Siparişin iptal veya iade edilmemiş olması,
Siparişin son 15 gün içinde oluşmuş olması
gerekir. Bu koşulları sağlayan siparişlere önce bir fatura sıra numarası verilir; numara verildikten
sonra sipariş aktarıma hazır hale gelir.
Sıra numarası verilmesi arka planda otomatik yapılır ve birkaç dakika sürebilir. Sipariş listesinde
numara görünmüyorsa aktarım da başlatılamaz.
Aktarımı başlatma
Aktarım sipariş ekranından tek tek yapılır: ilgili siparişi açıp faturalandırma işlemini
başlatırsınız. Sipariş Billbee'ye yazılır ve Pixa'da "aktarıldı" olarak işaretlenir.
Toplu ve otomatik aktarım bugün çalışmamaktadır. Entegrasyon ayarlarında
"Faturalar otomatik aktarılsın mı" seçeneği görünür, ancak bu seçenek şu an bir işlem
tetiklememektedir. Siparişlerinizin Billbee'ye gitmesi için tek tek aktarım yapmanız gerekir.
Bir sipariş yalnızca bir kez aktarılabilir. Aktarılmış bir siparişi tekrar göndermeye
çalışırsanız "Zaten faturalandı" uyarısı alırsınız. Billbee'deki kaydı düzeltmeniz gerekiyorsa
düzeltme Billbee üzerinden yapılmalıdır.
Fatura numarası nasıl oluşur
Billbee'ye giden fatura numarası üç parçadan oluşur:
Parça | Kaynak |
Ön ek | Kurulumda tanımlanan sabit ön ek |
Yıl | Siparişin tarihinden alınan yıl |
Sıra numarası | 6 haneli, kurulumda belirlenen başlangıçtan itibaren birer birer artan sayaç |
Yıl, aktarım tarihinden değil sipariş tarihinden alınır. Ay sonunda oluşup bir sonraki ayda
aktarılan siparişlerde bu fark ortaya çıkabilir. Fatura numaralarının ardışıklığı mali müşaviriniz
açısından önemliyse bu ayrımı onunla teyit edin.
Aktarılan bilgiler
Alan | Not |
Fatura adresi ve teslimat adresi | Ad, soyad, firma, adres, posta kodu, şehir, e-posta, telefon |
Ürün kalemleri | Ürün adı, stok kodu, barkod, adet, tutar, görsel |
Kargo bilgisi | Kargo firması, takip numarası, takip bağlantısı |
Para birimi | Siparişin para birimi; boşsa Euro |
Alıcı bilgisi | Ad, soyad, e-posta |
Bilinen sınırlar
İndirimli siparişlerde tutar kontrol edilmelidir. Kalem tutarı indirim düşülmeden, brüt olarak
aktarılır. İndirimli satışlarınız varsa Billbee'deki tutarları kontrol edip düzeltmeniz gerekir.
Fatura adresi ülkesi Almanya olarak aktarılır. Almanya dışına yapılan satışlarda ülke bilgisi
Billbee'de doğru görünmez.
Adreslerde kapı numarası ayrı alana yazılmaz. Adres tek satır olarak aktarılır; Billbee'nin
ayrı kapı numarası alanı boş kalır.
Sipariş durumu Billbee'de güncellenmez. Kargolanan siparişin Billbee'deki durumu
"gönderildi" olarak işaretlenmez; bu işlem Billbee'de el ile yapılmalıdır.
İptal ve iade Billbee'ye iletilmez. Aktarılmış bir sipariş sonradan iptal edilirse Billbee'deki
kayıt açık kalır. İptal veya iade durumunda Billbee'deki kaydı siz kapatmalısınız.
Çoklu paket desteklenmez. Bir siparişin birden fazla kargo paketi varsa Billbee'ye yalnızca tek
bir kargo bilgisi aktarılır.