Hepsiburada, her paket için faturanın müşteriye ulaşmasını ister. Pixa bunu iki yoldan sağlar:
Fatura bağlantısını iletme: Faturayı ERP'nizde, Pixa'da ya da bir fatura entegratöründe kesersiniz; Pixa
faturanın bağlantısını Hepsiburada'daki pakete yazar. Tüm mağazalarda varsayılan yol budur.Hepsiburada e-Faturam: Faturayı Hepsiburada'nın kendi e-Fatura/e-Arşiv hizmetiyle kesersiniz. Bu, Market'te
ayrı bir entegrasyon kartıdır; kestiği faturanın bağlantısı yine birinci yolla Hepsiburada'ya iletilir.
Hepsiburada'ya faturanın kendisi değil bağlantısı gider. Bağlantının doğrudan açılabilir bir PDF olması gerekir.
Fatura eşleme tablosu
Pixa'daki alan | Hepsiburada'ya giden bilgi |
Sipariş paket numarası | Faturanın hangi pakete ait olduğu |
Faturanın bağlantısı (PDF) | Fatura bağlantısı |
Fatura numarası ve tarihi | Fatura bilgisi |
Fatura bağlantısı Hepsiburada'ya nasıl gider
Sipariş Pixa'ya düşer ve Hepsiburada'da paketi oluşur. Fatura iletimi paket numarası ile yapıldığı için
paketi olmayan siparişe fatura iletilemez. Paketin nasıl oluştuğu
sipariş aktarımı makalesinde anlatılır.Sipariş ERP'ye aktarılır ve faturası kesilir. ERP ya da fatura entegratörü faturanın PDF bağlantısını Pixa'ya
döndürür; siparişin Fatura Linki alanı dolar. Pixa'nın kendi fatura şablonuyla kesilen faturalarda ve
Hepsiburada e-Faturam ile kesilen faturalarda da aynı alan dolar. Bağlantıyı elle de girebilirsiniz (aşağıda).Pixa bağlantıyı Hepsiburada'daki pakete yazar. Hepsiburada kabul ettiğinde sipariş faturalandı olarak
işaretlenir ve fatura durumu "Fatura platforma yüklendi" olur.Hepsiburada aynı paket için ikinci bir bağlantı kabul etmez; "bu paket için fatura zaten var" yanıtı Pixa'da
başarı sayılır. Paketi silinmiş sipariş için de yükleme yapılmaz ve hata sayılmaz.
Hepsiburada'nın kendi tarafında oluşturduğu yeniden gönderim siparişlerinde (teslim edilemeyip yeniden
kargolanan) Pixa, ilk siparişin fatura bilgisini yeni kayda kopyalar; yeniden fatura kesilmez.
Ne zaman gönderilir
Tetik | Kapsam |
Fatura oluştuğu anda | ERP'den fatura bağlantısı geldiğinde, Pixa'da fatura kesildiğinde ya da e-Faturam PDF'i hazır olduğunda hemen |
Her gün 07:00 ve 13:00 | Son 30 günün Fatura Linki dolu ama Hepsiburada'ya iletilmemiş ya da hata almış siparişleri. Hepsiburada'nın "faturası eksik" dediği paket listesi varsa yalnızca o paketler |
Her gün 20:00 | Son 7 günün iletilmemiş ya da hata almış siparişleri yeniden denenir |
Elle | Sipariş satırından Fatura Linki Gönder |
İptal edilmiş ve iade edilmiş siparişlerin faturası gönderilmez. Hata alan sipariş 30 gün boyunca her turda
yeniden denenir. Toplu turlar Siparişleri Getir ayarı açık olan mağazalarda çalışır.
Birden fazla Hepsiburada mağazanız varsa her mağazanın turu ayrıdır ve sabah saatleri kaydırmalıdır; iletim
siparişin ait olduğu mağazanın bilgileriyle yapılır.
Siparişte fatura durumu
Sipariş listesinde Fatura Linki Platform Durumu sütunu ve sipariş satırındaki etiket üç durumdan birini
gösterir:
Etiket | Anlamı |
Fatura platforma yüklenmedi | Fatura Linki dolu ama Hepsiburada'ya henüz iletilmedi; sıradaki turda denenir. |
Fatura platforma yüklendi | Hepsiburada bağlantıyı kabul etti. Satırda "Fatura linki platforma iletildi" işareti görünür. |
Fatura platforma yüklenirken hata alındı | Son deneme başarısız oldu; sonraki turlarda yeniden denenir. Sebepler aşağıda. |
Fatura Linki boş olan siparişte bu etiketler görünmez; önce faturanın kesilmesi ve bağlantının Pixa'ya gelmesi
gerekir.
Elle gönderme
Sipariş satırında Fatura Linki Gönder düğmesi, Fatura Linki dolu Hepsiburada siparişlerinde iletimi hemen
başlatır.Fatura Pixa dışında kesildiyse Fatura Linki Ekle ile faturanın PDF bağlantısını siparişe yazın, sonra
Fatura Linki Gönder deyin. Bağlantı doğrudan PDF'e açılmalıdır; giriş isteyen ya da HTML sayfa açan
bağlantılar Hepsiburada'da görüntülenemez.Sipariş satırında Fatura Aktar menüsünden bir ERP ya da fatura entegratörü seçerek faturayı o an
kestirebilirsiniz; fatura kesilince bağlantı otomatik iletilir.
Hepsiburada e-Faturam ile Hepsiburada üzerinden faturalama
Hepsiburada e-Faturam, Hepsiburada'nın satıcılara sunduğu e-Fatura ve e-Arşiv hizmetidir. Pixa bu hizmete
bağlanıp siparişlerinizin faturasını kestirebilir. ERP'siz çalışan ya da faturayı ERP yerine burada kesmek
isteyen mağazalar içindir.
Kurulum
Hepsiburada e-Faturam hesabınızı açın ve kullanıcı adı ile şifrenizi hazır edin.
Pixa'da Market'e girin, HepsiburadaEFaturam kartında Kur'a tıklayın.
Mağaza Bilgileri adımında Kullanıcı Adı, Şifre ve faturada görünecek satıcı bilgilerinizi girin:
Tedarikçi Vergi Kimlik No, Tedarikçi Adı (resmi unvan), Vergi Dairesi, Tedarikçi Şehir,
Tedarikçi İlçe zorunludur; Tedarikçi Telefon No, Tedarikçi E-posta, Ticaret Sicil Numarası ve
Mersis Numarası isteğe bağlıdır.Sipariş Ayarları adımında Faturaları Gönder anahtarını açın. Diğer ayarlar aşağıdaki tabloda.
Kaydedin, entegrasyonu Aktif yapın ve Bağlantıyı Test Et ile hesabın çalıştığını doğrulayın. Test,
e-Faturam üzerinden bir mükellef sorgusu yapar.
Hangi siparişler faturalanır
Otomatik faturalama 40 dakikada bir çalışır ve şu siparişleri alır:
Son 30 gün içinde oluşmuş, ERP'ye aktarılmamış, iptal ya da iade edilmemiş, daha önce e-fatura kesilmemiş
siparişler.Depo yönetimi kullanıyorsanız yalnızca hazırlanması tamamlanmış siparişler.
Faturalama Başlangıç Tarihi doluysa bu tarihten önceki siparişler hiç faturalanmaz.
Statü filtreleri:
Ayar | Etkisi |
Kargo Hazır Sonrası Faturala | Yalnızca Kargo Hazır ve sonraki durumdaki siparişler |
Sadece Kargolananları Faturala | Yalnızca kargoya verilmiş siparişler |
Yalnızca Teslim Edilenleri Faturala | Yalnızca teslim edilmiş siparişler |
Sadece Manuel Fatura | Otomatik tur kapanır; fatura yalnızca Fatura Aktar ile elle kesilir |
Fatura Hariç Platformlar | Faturası kesilmeyecek platform adları; örneğin |
E-Arşiv Alıcı Mail Bildirimi | e-Arşiv faturada alıcıya e-posta gönderilsin mi |
e-Faturam aktifken yalnızca Hepsiburada siparişleri değil, tüm platformlardan gelen siparişler faturalanır.
Yalnızca Hepsiburada siparişlerini kestirmek istiyorsanız diğer platformları Fatura Hariç Platformlar'a
yazın. Aynı siparişi hem ERP'nizde hem e-Faturam'da kestirmemek için de bu ayarı kullanın.
Fatura nasıl kesilir
Alıcının vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası zorunludur; ikisi de yoksa fatura kesilmez ve siparişe
"Alıcı VKN/TCKN eksik" notu düşer.Pixa alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını e-Faturam'dan sorgular: mükellefse e-Fatura, değilse
e-Arşiv kesilir. Sipariş durumu buna göre "e-Fatura kesildi" ya da "e-Arşiv kesildi" olur.Faturaya kargo ücreti varsa "Kargo Ücreti" satırı, ayrıca internet satışı notu (site, kargo tarihi ve kargo
firması) eklenir.Fatura kesildikten sonra numara siparişe yazılır; PDF her gün 15:00 ve 23:30'da e-Faturam'dan alınıp
siparişin Fatura Linki alanına konur ve buradan Hepsiburada'ya iletilir.İptal edilen siparişin e-Arşiv faturası iki saatte bir çalışan turla otomatik iptal edilir; e-Fatura iptali
e-Faturam panelinden yapılır.
Tur başında "Fatura aktarımı başladı: N", sonunda "Faturalar aktarıldı: N" bildirimi gelir.
Otomatik faturalamayı açma, kapama ve bağlantıyı kesme
Açmak için Faturaları Gönder'i açın; yalnızca elle kesmek için Sadece Manuel Fatura'yı da açın.
Geçici olarak durdurmak için Faturaları Gönder'i kapatın; kesilmiş faturalar ve numaraları silinmez.
Tamamen bırakmak için entegrasyonu Pasif Et. Faturayı bundan sonra ERP'nizde keseceksiniz; ERP fatura
bağlantıları yine Hepsiburada'ya iletilir.
Sık karşılaşılan durumlar
Siparişte fatura etiketi hiç yok. Fatura Linki boştur: sipariş ERP'ye aktarılmamış, ERP fatura kesmemiş ya
da bağlantı döndürmemiştir. Önce faturanın kesildiğinden ve Fatura Linki alanının dolduğundan emin olun.
"Fatura platforma yüklenirken hata alındı". Siparişin Hepsiburada paket numarası boş olabilir (paket
oluşmamış); bağlantı PDF'e açılmıyor olabilir; Hepsiburada geçici hata vermiş olabilir. Paket numarası boşsa
sipariş aktarımı makalesindeki "kargo kodu boş" bölümüne bakın. Sonraki turlarda yeniden denenir; hemen
denemek için Fatura Linki Gönder.
Hepsiburada panelinde fatura hâlâ eksik görünüyor. Pixa "yüklendi" diyorsa Hepsiburada işlemeyi
tamamlamamıştır; bir süre bekleyin. Hepsiburada'nın "faturası eksik" listesindeki paketler zaten sabah
turlarında öncelikli olarak denenir.
Fatura başka bir mağazamın bilgileriyle iletildi. Her sipariş kendi mağazasının kartıyla iletilir; bu
durum yalnızca sipariş yanlış mağaza kartından çekilmişse olur. Mağaza kartlarının Tedarikçi ID'lerini kontrol edin.
e-Faturam faturayı kesmedi. Sırayla: Faturaları Gönder açık mı; sipariş ERP'ye aktarılmış mı (aktarılmışsa
e-Faturam almaz); statü filtreleri siparişi dışarıda bırakıyor mu; Faturalama Başlangıç Tarihi siparişten
sonra mı; alıcı VKN/TCKN dolu mu; siparişin platformu Fatura Hariç Platformlar'da mı.
e-Faturam faturası kesildi ama Hepsiburada'ya gitmedi. Fatura kesilir kesilmez değil, PDF alındığında iletilir;
PDF günde iki kez alınır. Ertesi güne kadar bekleyin, hâlâ boşsa Fatura Linki Gönder deyin.
Faturadaki tutar ya da indirim Hepsiburada'dakinden farklı. Fatura ERP'de kesildiyse tutar ERP'nin sipariş
kaydından gelir; siparişte gelen fiyat ve indirim alanları
siparişte gelen bilgiler makalesinde anlatılır.